¡Hola!
En esta ocasión me gustaría tratar un aspecto importante si
trabajas en una oficina.
La mayor parte de personas que nos encontramos trabajando en una
oficina durante 8, 9 , 10 o mas horas (depende de cuanto te guste
trabajar J), tenemos un problema a la hora de ser productivos, el tiempo se convierte en un bien escaso y no logramos desarrollar la totalidad de nuestras actividades planeadas. Es por
esta sencilla razón que me gustaría compartir contigo una valiosisima lista de 25 ideas aplicables a
nuestro entorno de trabajo, logrando con esto ser mas ordenados, productivos y menos
estresados.
Espero te sea de utilidad.
#1 No leas el Email a
primera hora
Retrasa ese gesto 45 minutos y reserva ese privilegiado
momento para concentrarte, hacer y terminar una de las dos o tres grandes
tareas de tu día. Una tarea Clave.
#2 Pon un Inbox físico en
tu mesa
Es un lugar donde irás poniendo todo el inevitable papeleo
(informes, facturas…) que vas recibiendo o te dejan a lo largo del día. En
lugar de abarrotar tu mesa lo arrinconas todo en esa caja o bandeja. Al final
del día “procesas” y decides qué hacer con todo ese papeleo.
#3 Herramientas de
captura siempre a mano
En cualquier momento va a surgir una idea, una tarea, un
encargo, un contacto o algo que debes anotar. Si no utilizas una herramienta
digital para capturar todo eso (tipo Evernote), ten siempre a mano un bloc de
notas donde anotar rápidamente cualquier cosa. Siempre a mano pero a la vez
escondido.
#4 “Arrincona” las tareas
manuales
Destina los momentos de baja productividad o de mayor
cansancio para las tareas manuales, mecánicas y monótonas. Procesar documentos,
ordenar papeles, organizar carpetas y ficheros en tu ordenador, comprobar
cifras… Hacer todo eso en tus horas de máxima productividad es un error.
#5 Destina momentos para
la actividad online
Si en tu día tienes momentos fijos e inamovibles para tu
actividad online (blogs, redes sociales…) es mucho más difícil que no sean una
distracción. Ahora, si no hay un momento para todo eso entrarás y saldrás una y
otra vez sin parar. Elige qué “ventana” del día es la mejor en función de tu
carga de trabajo, energía y rendimiento. Por ejemplo: “la última media hora de
la mañana me dedicaré a todo eso”.
#6 Utiliza auriculares
Si puedes, hazlo. Puedes escuchar música relajante que
estimule tu concentración o bien utilizar un generador de ruido blanco ( SimpleNoise, por ejemplo)
que ayudarán a aislar ruidos exteriores. Y aun cuando no escuches nada los
auriculares ahuyentan las ganas de interrumpirte que pueda tener algún
compañero que pase a tu lado.
#7 Pide concentración a
los que te rodean
Un gesto que no demasiada gente hace y que funciona. Antes
de empezar una tarea importante reclama a tus compañeros una tregua y un poco
de silencio. Lo entenderán perfectamente porque ellos necesitarán eso mismo
poco después para poder hacer bien sus tareas. El compañerismo no sólo está en
las cervezas después de la oficina.
#8 “Arrincona” tus
llamadas de teléfono
Muchas de las llamadas que haces sabes que las tienes que
hacer por adelantado. En lugar de salpicar todo tu día llamando ahora, luego,
más tarde, concentra todas las llamadas que puedas en el mismo tramo del día
(por ejemplo 30 min.) y haz una ronda de llamadas.
#9 Reduce y limita tus
salidas
Hay personas (clientes, proveedores, compañeros…) que lo
primero que te dicen para tratar cualquier tema es: “¿por qué no nos vemos y lo
hablamos?”. El teléfono, una videoconferencia… hay formas de tratar en remoto
casi cualquier tema y son más respetuosas con tu tiempo que hacer una salida. Y
si tienes que visitar a alguien, no lo hagas a media mañana o media tarde, o
romperás por completo tu ritmo de trabajo.
#10 Cuenta y comunica tus
rutinas
Que tus compañeros, colaboradores y clientes conozcan tus
rutinas de trabajo. Cómo te organizas, cómo haces tus tareas, en qué momentos
estás más concentrado… Comunicar eso hará que tú les des un servicio mejor, que
colabores mejor, que trabajes mejor con ellos y para ellos. Anima al resto a
que hagan lo mismo. (El problema es que casi nadie hace esto.)
#11 Reduce y limita tus
reuniones
Cuando te convoquen a una reunión, pregúntate si procede, si
tienes que asistir, si vas a aportar algo, si te va a aportar algo a ti. Si no
es así, habla con el responsable para hacérselo saber. Dejarte liar por
cualquier reunión es nocivo a corto y largo plazo (porque luego siempre va a
más).
#12 Prepara tus reuniones
Si finalmente tienes que asistir, prepáralas. No vas de
paseo al campo. Estás trabajando. A) Acuerda cuánto va a durar B) Averigua de
qué se va a hablar C) Si tienes que aportar algo prepáralo D) A la salida ten
muy clara tu próxima tarea.
#15 Acuerda “periodos de
silencio”
Si con nuestros compañeros no nos cuesta hablar para
organizar una cena de empresa, ¿por qué nos cuesta tanto organizarnos en el
trabajo? Podéis acordar tener periodos de silencio, de tregua, de tranquilidad,
donde TODOS podréis trabajar y rendir mejor. Al final todos pasáis por lo mismo
y necesitáis soluciones comunes a un mismo problema: ruido+interrupciones.
#16 Recopila información
online antes
Al preparar documentos, presentaciones, informes, estudios…
es normal capturar información de Internet. El problema es que ahí, las
posibilidades de distraernos se multiplican por mil. Recopila toda la
información que puedas antes de empezar a teclear y te costará mucho
menos terminar ese documento.
#17 Antes de empezar
revisa tu Planificación
Un ejercicio que te llevará 5 minutos que te servirá para
dos cosas: A) Asegurarte que lo que habías planificado para hoy es, en efecto,
lo que debes hacer B) Visualizar el día que te espera y detectar las tareas más
importantes. Es como el “trailer” de tu día de trabajo.
#18 Haz descansos
frecuentes
Haz pausas y “descansos activos” entre tareas. Y eso
significa hacer algo completamente distinto a lo que hacías (ponerte a chatear no es
descansar). Aléjate de tu mesa, haz estiramientos, relájate, sal fuera… A
partir de cierta hora no rindes más y mejor sino menos y peor. Hay que saber
descansar bien para ofrecer calidad y agilidad.
#19 Utiliza la Técnica
Pomodoro
Esta técnica en
la práctica estimula tu concentración e intensidad. Puedes utilizarla de forma
puntual (si tú o tus compañeros tienen un día demasiado “festivo”) o de manera
continuada, como tu forma de trabajo habitual.
#20 “No me pases
llamadas, estoy fuera”
Si vas a necesitar una o dos horas para terminar una tarea
importante, pide en recepción o a tus compañeros que no te pasen llamadas. Di
que vas a salir fuera a una reunión (aunque sea mentira). Terminarás tu tarea
(muy bien) y luego podrás devolver las llamadas cuando tú decidas. (Lo mismo
aplicable a tu teléfono móvil, que debe estar en silencio y boca abajo. ¡El
buzón de voz funciona de maravilla!)
#21 Combate al
interruptor
Hay gente que nació para hacer gracietas, molestar,
parlotear y no dar un palo al agua. Llevan la vagancia en su ADN. Sé tajante y
expeditivo con ellos. Como te vean tibio o incluso interesado en sus chorradas,
te utilizarán como público y no pararán de hacer visitas a tu mesa. Ser
exigente con tu Productividad requiere mantenerse firme, tajante y hasta
enérgico con esos interruptores. O eso, o te acribillarán y sufrirás.
#22 Aprovecha la hora de
la comida
Haz todo lo posible por no comer en tu mesa de la oficina.
Aun cuando te hayas llevado la comida de casa puedes salir fuera o encontrar
algún rincón alejado de tu monitor. Si aprovechas bien esa
1-2 horas de la comida, puedes hacer más en tu día y recuperar fuerzas para
afrontar lo que queda del día.
#23 Utiliza las tareas de
baja intensidad
Si estás despistado, espeso o hay mucho ruido a tu alrededor
puedes echar mano de ciertas tareas de baja intensidad productiva pero útiles
al cabo. Algunos ejemplos que yo practico: ordenar-limpiar mi Evernote,
actualizar mis filtros y reglas en Gmail, actualizar mis suscripciones en
GReader, revisar estadísticas de visitas, seleccionar o guardar en PDF
artículos de interés, etc.
#24 Planea el día
siguiente por adelantado
Destina los últimos 15-20 minutos a elaborar la lista de
tareas que vas a hacer mañana. De todo lo pendiente que hay por hacer qué se tiene que
hacer mañana y qué tareas son las más importantes. Hacer esa “foto” por
adelantado te ayuda a empezar con más ritmo e intensidad. (Es un fantástico
—créeme— hábito que animo a todo el mundo a practicar.)
#25 Antes de marchar
“resetea” todo
Dedica los últimos dos minutos a recoger y limpiar tu mesa.
Será como el ritual que te ayudará a “resetear” toda la actividad del día. Y al
día siguiente, cuando llegues para empezar, la visión de una mesa despejada y
limpia te transmitirá más calma que otra cosa. El caos es divertido pero no
funciona.
¿Cuáles de las anteriores
ideas aplicas en tu día?¿conoces algunas otras? Deja tus ideas en los comentarios.
