¿Cómo escribir un correo electrónico formal?

Redactar un correo formal es una herramienta esencial en el mundo laboral y académico. Para poder escribirlo de manera exitosa, toma en cuenta lo siguiente:

Partes del correo electrónico:

Asunto del email: No te olvides de indicar el asunto de tu correo con información precisa en la casilla correspondiente. Si solo escribes “Consulta” el receptor no sabrá a qué se refieren. Si, en cambio, escribes “Consulta acerca de PC1”, tu correo será más reconocible. Debe de externar el sentido del correo, debes ser específico, esto ayudará a catalogar la importancia de los correos que te llegan. Evita un hola o buenos días en el título.

Saludo inicial: Empieza el correo con un saludo inicial, seguido por dos puntos. El nivel de formalidad y de confianza te permitirá establecer qué tipo de saludo es el adecuado. Por ejemplo, con un desconocido o un superior lejano, el saludo puede ser más formal, como "Estimado Rodrigo Zevallos". A tu jefe, podrías saludarlo con "Buenos días, Rodrigo" o "Buenos días Sr. Rodrigo". Uno de los grandes errores de los mails es saludar como si se estuviera hablando de manera directa, cuando se habla de un ambiente laboral, el saludo debe ser atemporal, esto ayudará a tener un contacto personalizado, sin evidenciar cuándo se ha enviado.

Presentación: Si estás escribiendo un correo a alguien que no te conoce, es importante que te presentes con tu nombre completo y tu cargo u ocupación, para que la persona pueda ubicarte fácilmente. Por ejemplo: "Estimado Rodrigo Zevallos, mi nombre es Pablo Pérez, egresado de Contabilidad por la Pontificia Universidad Católica del Perú".

Propósito del correo: Tras haberte presentado, enuncia el propósito de tu correo con claridad y de la forma más breve posible, por ejemplo "Lo contacto para hacerle una consulta acerca de la Práctica Calificada 1 del curso de ICOE”. Evita hacer declaraciones escritas para un directivo o gerente, quien recibe más de 300 correos al día, es imposible leer mensajes tan largos. Utiliza tu capacidad de síntesis y simplifica tu información en no más de tres párrafos, esto ayudará a que te lean y no a que te manden como pendiente.

Despedida cordial: Una vez que hayas terminado de redactar el email, agradece al lector por la información que estará a punto de facilitarte y por su ayuda, y concluye con una despedida cordial, como, por ejemplo, “Le agradezco de antemano su respuesta”, “Saludos cordiales”, “Atentamente”, “Cordialmente”, etc. Finaliza escribiendo tu nombre como una firma.

Características del correo formal:

Estilo formal: Procura ser respetuoso al momento de redactar tu correo, especialmente si no tienes mucha confianza con la persona.

Claridad y precisión: Ten en cuenta que la persona que lea tu correo puede estar ocupada, así que sé claro y  directo en tu mensaje.

Buena redacción y ortografía: No te olvides de revisar la redacción y ortografía de tu correo antes de enviarlo. Si presentara faltas ortográficas provocaría una muy mala impresión en tu lector.

Consejos para los correos electrónicos.

Elimina las conversaciones anteriores. Si la conversación lleva más de diez correos, evita agregar las primeras ocho. Tener correos tan largos es incómodo para la persona que los recibe, sólo basta con deja las últimas dos para contextualizar la conversación.

Ten mucho cuidado con las CC y CCO: Los avances tecnológicos nos permiten tener correos inteligentes, cuida que el autollenado sea el correcto, evita que otras personas se enteren de tus conversaciones o que se lleguen a incomodar por recibir información que no le corresponda. 

Contesta en las 24 horas siguientes. Por cortesía, contesta en las 24 horas siguientes a la llegada de un mail, esto evitará que te reenvíen la información o que haya incertidumbre en la persona que lo envió. Si no hay tiempo para hacerlo, con un O.k., enterado o recibido bastará, o sé más específico: por ahora no puedo contestarte pero en cinco días tienes mi respuesta. El punto es contestar con una certeza.

Evita utilizar simplificaciones o modismos. Si bien ya hemos hablado de la ortografía y la buena redacción, no está demás el consejo de evitar utilizar lenguajes simplificados. La “K” como sinónimo de “que”, la “D” sin la “e”;  Thks, para gracias, entre otras. 

Si es urgente, confírmalo con una llamada. Existen formas tecnológicas de especificar la urgencia de los correos, sin embargo, trata de que sea lo más personalizado posible, llama a la persona para confirmar que lo haya recibido, esto ayudará a que sepa que es urgente. 

Si está pesado, llama para autorizarlo. En la actualidad la capacidad de los correos es mucho mayor, sin embargo, puede haber compañías donde los correos estén limitados, si te urge enviar alguno que esté muy pesado, llama para verificar si lo puedes enviar. 

Aprende a utilizar tu correo. Lo más importante es saber todas las herramientas con las que cuenta tu correo electrónico. Ahora ya puedes hacer agendas de manera conjunta con tus contactos, existen alertas de importancia sonoras, respuestas automatizadas, información compartida y demás. Saber cómo utilizarlo te ayudará a explotar sus beneficios. 

Que debes de evitar al escribir un correo formal.

Emoticones. Los correos en la empresa deben ser formales, evita caritas felices al final o al principio, esto demerita tu profesionalismo y además no es correcto utilizarlo. 

Mayúsculas. La forma correcta de escribir es en altas y bajas, evita hacerlo con mayúsculas, esto no brinda una imagen profesional. 

Fondos. No existen fondos profesionales, evita utilizarlos. 

Enviado desde… Los aparatos tecnológicos traen consigo una firma establecida, puede decir: Enviado desde mi iPhone, Enviado desde mi iPad, Enviado desde mi oficina Blackberry, etc. Evita estas firmas, puede malinterpretar presunción o pose. 

Evita contestar enojado. El  estado de ánimo se transmite hasta en un correo electrónico, evita hacerlo cuando estés molesto, esto podría perjudicar en conversaciones futuras. 

¿Qué otros consejos brindarías para que tus mails sean profesionistas?  ¿Cuál es tu regla de oro para utilizarlos?